Lo hemos visto más de una vez: alguien del equipo pega en un chat de IA gratuito un listado de clientes con teléfonos y direcciones para que le «ordene la tabla». Funciona, pero esos datos acaban en un servicio que nadie ha revisado. Usar la IA en tu empresa respetando el RGPD no exige renunciar a ella, sino ponerle unas reglas claras. Esto es lo que recomendamos desde Magnetic a las empresas de Bilbao y Bizkaia con las que trabajamos.
IA y RGPD en tu empresa de Bilbao: el punto de partida
El Reglamento General de Protección de Datos no prohíbe usar inteligencia artificial, pero se aplica en cuanto la IA trata datos personales: nombres, correos, direcciones de obra, audios, fotos donde aparecen personas. Los principios de siempre siguen valiendo: tratar los datos con una finalidad clara y una base legal, usar solo los que hacen falta, informar a las personas afectadas y proteger la información con medidas adecuadas.
Elige bien la herramienta y el proveedor
No es lo mismo una cuenta personal gratuita que un servicio empresarial contratado. Antes de usar una herramienta con datos de clientes, conviene revisar:
- Si el proveedor firma un contrato de encargado del tratamiento con tu empresa.
- Si usa tus datos para entrenar sus modelos y si puedes desactivarlo.
- Dónde se tratan los datos y, si salen del Espacio Económico Europeo, con qué garantías.
- Cuánto tiempo conserva lo que le envías y cómo se borra.
Minimiza: la IA no necesita saberlo todo
Muchas tareas funcionan igual sin datos identificativos. Para redactar un correo tipo o resumir un procedimiento interno no hace falta el nombre del cliente. Y cuando la IA trabaja conectada a tu ERP, la mejor práctica es que consulte solo lo necesario y respetando los permisos de cada usuario. Es como planteamos la inteligencia artificial integrada con Odoo: los datos se quedan en tu sistema y la IA accede a lo justo para responder.
El Reglamento europeo de IA, en pocas palabras
Además del RGPD, la Unión Europea aprobó el Reglamento de Inteligencia Artificial, que sigue un enfoque basado en el riesgo: cuanto más impacto puede tener un uso sobre las personas, más obligaciones conlleva. Se está aplicando por fases y ya ha tenido ajustes posteriores, así que las fechas y obligaciones concretas conviene consultarlas con tu asesoría. Para una pyme que usa IA en tareas de oficina, redacción o consulta de datos de gestión, lo razonable es formar al equipo en un uso responsable, ser transparente cuando un cliente interactúa con un sistema automatizado y evitar decisiones importantes sobre personas sin revisión humana.
Pautas para tu equipo
La mayor parte del riesgo está en el uso diario, no en la tecnología. Una política interna sencilla, de una página, ayuda mucho:
- Qué herramientas de IA están aprobadas y cuáles no.
- Qué tipo de datos nunca se pegan en ellas, como datos de salud, bancarios o de empleados.
- Que el resultado de la IA siempre lo revisa una persona antes de enviarlo a un cliente.
- A quién preguntar en caso de duda.
Cómo te ayudamos desde Bilbao
En Magnetic diseñamos proyectos de inteligencia artificial en Bilbao pensando desde el principio en dónde viven los datos, quién accede a ellos y qué queda registrado. No sustituimos a tu asesoría legal, pero sí preparamos la parte técnica para que cumplir sea fácil: permisos en Odoo, proveedores con contrato y trazabilidad de lo que hace cada asistente. Puedes conocer el resto de nuestros servicios en consultoría Odoo.
Si quieres revisar cómo estáis usando la IA y qué se puede mejorar, pídenos una demo y lo vemos con tu caso.