El Excel ha sacado adelante a muchísimas empresas, pero llega un momento en que hay cinco versiones del mismo archivo, nadie se fía de los números y solo una persona sabe cómo funcionan las fórmulas. El miedo habitual a migrar de Excel a Odoo en Bilbao es tener que parar la empresa durante semanas. No tiene por qué ser así si se planifica bien.
Migrar de Excel a Odoo en Bilbao: empieza por un inventario
Antes de tocar Odoo, haz una lista de todos los Excel que usáis de verdad y para qué. En un caso típico aparecen:
- Listados de clientes y proveedores.
- Tarifas y catálogo de productos o partidas.
- Seguimiento de presupuestos y obras o pedidos.
- Control de stock, horas o vacaciones.
- Algún cuadro de mando que alguien actualiza a mano cada mes.
Para cada uno, anota quién lo mantiene, cada cuánto se actualiza y qué decisiones se toman con él. Ese inventario te dirá por dónde empezar.
Limpia los datos antes de moverlos
Migrar datos sucios solo traslada el problema. Es el momento de eliminar clientes duplicados, unificar nombres de productos, revisar NIF y direcciones y decidir qué histórico merece la pena llevarse. No hace falta importar diez años de presupuestos: a menudo basta con los datos maestros y lo que está vivo, como obras en curso, pedidos abiertos o facturas pendientes de cobro.
Migra por fases, no todo de golpe
La forma de no parar la empresa es avanzar por bloques. Un orden habitual es empezar por contactos y productos, seguir con ventas y presupuestos, después compras y almacén, y dejar contabilidad y cuadros de mando para cuando lo anterior esté asentado. Cada fase se prueba con datos reales antes de darla por buena. Así el equipo aprende poco a poco y los errores se corrigen cuando todavía son pequeños.
Convivencia temporal y fecha de corte
Durante unas semanas puede ser razonable que el Excel y Odoo convivan para alguna tarea concreta, pero con una fecha de corte clara. A partir de ese día, lo que no está en Odoo no existe. Sin esa fecha, el Excel sigue vivo «por si acaso» y la migración nunca termina. En Magnetic solemos fijar el corte de cada fase con el responsable de cada área.
Formación pensada para cada persona
Quien vivía en el Excel necesita ver que Odoo le ahorra trabajo, no que le añade pasos. Por eso formamos por perfiles: la oficina técnica, administración, el jefe de obra o el almacén aprenden solo lo suyo y con sus propios datos. En empresas de Bizkaia donde trabajamos de forma presencial, ese acompañamiento en los primeros días marca la diferencia.
Dónde ayuda la inteligencia artificial en la migración
La inteligencia artificial que aplicamos desde Bilbao es útil también aquí: detectar duplicados, normalizar descripciones de productos o clasificar datos que venían mezclados en una misma columna. Siempre con una revisión humana al final. Una vez dentro de Odoo, la IA puede seguir trabajando, por ejemplo leyendo facturas de proveedores. Lo explicamos en IA aplicada a Odoo.
En Magnetic llevamos 15 años implantando Odoo en Bilbao y alrededores, y muchas de esas implantaciones empezaron justo así, con una carpeta llena de Excel. Si tu empresa es de reformas, te interesará ver también nuestro software para reformas.
¿Quieres un plan para pasar tus Excel a Odoo sin frenar el día a día? Pide una demo y lo vemos con tus archivos.