Has invertido en un ERP, la implantación está terminada y, tres meses después, la mitad del equipo sigue apuntando las horas en una libreta y los presupuestos salen de una hoja de cálculo. Es más habitual de lo que parece. La diferencia entre un ERP que funciona y uno que se abandona casi nunca está en el software: está en cómo se plantean la implantación del ERP y la formación. Esto es lo que hemos aprendido implantando Odoo en empresas de Bizkaia.
El error de fondo: implantar para la dirección, no para quien lo usa
Muchos proyectos se diseñan pensando en los informes que quiere ver la gerencia. Está bien, pero esos informes salen de datos que mete otra gente: el administrativo, el comercial, el operario en obra. Si a ellos el sistema les complica el día, no lo usarán, y los informes estarán vacíos. Por eso en Magnetic empezamos preguntando a quien va a teclear, no solo a quien va a mirar.
Implantación de ERP en Bizkaia: involucra al equipo desde el principio
- Elige a una persona de referencia en cada área. No hace falta que sea experta en informática, sino alguien respetado que conozca el trabajo.
- Enséñales prototipos pronto, con sus propios datos: sus clientes, sus artículos, sus obras.
- Recoge sus objeciones y resuelve las razonables. Un campo de más o un clic innecesario, repetido cien veces al día, es motivo suficiente para que alguien deje de usar el sistema.
Formación por puestos, no un curso general
Una formación de dos días para toda la plantilla, con todos los módulos, se olvida en una semana. Funciona mejor formar por puestos y por tareas reales: «así haces un presupuesto», «así imputas horas desde el móvil», «así registras una factura de proveedor». Sesiones cortas, cerca de la fecha de arranque y con guías breves de consulta.
Hemos visto que la formación presencial, en la propia oficina o el taller, marca la diferencia en los primeros días. Es una de las ventajas de trabajar con un equipo de Odoo en Bilbao: podemos estar allí cuando surgen las dudas.
Simplifica: menos pantallas, menos campos
Odoo trae muchísimas opciones, y no hace falta usarlas todas. Ocultar lo que no se usa, preparar vistas a medida por perfil y automatizar lo repetitivo hace que el sistema se sienta propio. En empresas de reformas, por ejemplo, el jefe de obra suele necesitar muy poco: ver su obra, imputar horas y materiales, y subir fotos. Si ese es tu sector, mira cómo lo resolvemos en nuestro software para reformas.
Que lo útil sea más fácil que lo antiguo
La gente cambia de hábito cuando lo nuevo le ahorra trabajo. Algunos ejemplos que ayudan:
- Que el presupuesto se genere solo a partir de plantillas, en lugar de copiar y pegar.
- Que la factura de proveedor llegue ya leída gracias a la inteligencia artificial integrada en Odoo.
- Que nadie tenga que pedir información por teléfono porque ya está en el sistema.
Cuando la IA aplicada en Bilbao y Bizkaia se usa así, como atajo dentro del ERP, se convierte en un argumento más para que el equipo lo adopte.
Acompañamiento después del arranque
Las primeras semanas son decisivas. Programa revisiones con cada área, mira qué se está usando y qué no, y corrige rápido. En nuestros más de 60 proyectos con empresas de reformas y en 15 años de experiencia, los proyectos que mejor han salido son los que tenían ese seguimiento previsto desde el principio.
Si quieres una implantación pensada para que tu equipo la use, revisa nuestros servicios de consultoría Odoo o pide una demo y te enseñamos cómo lo planteamos.