Si en tu oficina alguien dedica el viernes por la tarde a revisar quién no ha pagado, a reenviar presupuestos o a recordar a los encargados que suban sus partes, tienes horas que se pueden recuperar. Automatizar procesos en Odoo desde Bilbao es mucho más sencillo de lo que parece, y no exige programar nada complicado. En Magnetic lo vemos en casi todos los proyectos: las primeras automatizaciones son las que más se notan.
Qué significa automatizar procesos en Odoo
Odoo permite definir reglas del tipo «cuando pase esto, haz aquello». Por ejemplo: cuando un presupuesto lleve una semana enviado sin respuesta, crea una actividad de seguimiento para el comercial. O cuando una factura venza, envía un recordatorio al cliente. Estas reglas se configuran sobre los propios datos del ERP, así que no dependen de que alguien se acuerde.
También existen las acciones planificadas, que se ejecutan a una hora fija: un resumen diario, una revisión de stock mínimo o un aviso de contratos que caducan.
Las automatizaciones que más horas ahorran
En un caso típico de pyme de servicios o de reformas en Bizkaia, estas son las que primero recomendamos:
- Seguimiento de presupuestos: actividades automáticas a los pocos días de enviar una oferta, para que ninguna se quede olvidada.
- Recordatorios de cobro: correos escalonados antes y después del vencimiento, con el tono que tú definas.
- Asignación de tareas: al confirmar un pedido, se crea el proyecto con sus tareas y responsables ya repartidos.
- Avisos de compras: cuando el material baja de un mínimo, se genera la petición al proveedor.
- Partes pendientes: un aviso a quien no haya imputado horas al final del día.
Cómo elegir qué automatizar primero
No hace falta automatizarlo todo. La pregunta útil es: ¿qué tarea se repite muchas veces, sigue siempre los mismos pasos y, si se olvida, cuesta dinero? Esa es la candidata. Una buena forma de empezar es apuntar durante una semana las tareas administrativas que hace cada persona y marcar las que son puramente mecánicas.
Lo que conviene evitar es automatizar un proceso que todavía no está claro. Si cada uno hace los presupuestos a su manera, primero hay que ordenar el proceso y después automatizarlo. Esa parte de la consultoría Odoo es la que más valor aporta.
Inteligencia artificial: el siguiente paso
Las reglas clásicas funcionan con condiciones claras. La inteligencia artificial añade otra capa: leer una factura de proveedor en PDF y proponer el asiento, resumir un correo largo de un cliente o redactar un borrador de respuesta. En Magnetic trabajamos la inteligencia artificial en Bilbao integrada con Odoo, siempre con una persona revisando antes de que algo salga hacia fuera.
Errores habituales al automatizar
- Crear demasiados avisos y que el equipo acabe ignorándolos todos.
- No dejar un responsable claro de cada regla.
- Automatizar correos a clientes sin revisar el texto ni la frecuencia.
- No documentar qué hace cada automatización, de modo que nadie sabe por qué ocurre algo.
Con unas pocas reglas bien pensadas se consigue más que con decenas mal mantenidas. En empresas de reformas, por ejemplo, combinamos estas automatizaciones con nuestro software para reformas para que presupuestos, obras y facturas vayan encadenados.
Empieza por un proceso y mide
Elige un proceso, automatízalo y comprueba durante un mes si se nota. Si funciona, pasa al siguiente. Así el equipo se acostumbra poco a poco y ves resultados sin parar la empresa.
Llevamos 15 años implantando Odoo y más de 60 proyectos con empresas de reformas. Si quieres ver qué podrías automatizar en tu caso, pide una demo con nosotros y lo revisamos con tus propios procesos.